Ara Pilates: Un estudio que dejó atrás el caos (y construyó un equipo a la altura)

Gabby Toro
19 may
4 Min. de lectura

Lo que comenzó con una fundadora y su mano derecha haciéndolo todo, se transformó en una cultura de liderazgo compartido que empoderó a todo el equipo.

Conoce a Marlys:

Marlys es ese tipo de CEO que transforma el ambiente con solo entrar en la sala. Como creadora de Ara Pilates + Movement, su visión siempre fue clara: crear un espacio donde las personas se sintieran íntegras, conectadas y empoderadas con sus cuerpos.

Pero a medida que el estudio crecía, el equipo también lo hacía .. mucho más rápido que los sistemas los sostenían. Marlys pasó de liderar con visión a sostenerlo todo con pura voluntad.

Fue entonces cuando apareció Chloe.

¡¡AMAMOS A CHLOE!!

Conoce a Chloe:

Chloe no es la dueña de Ara, pero es su ancla.

Como mano derecha de Marlys y Asistente del estudio, Chloe tiene un don: detectar lo que se necesita cambiar antes de que sea tarde. Tiene una mente centrada, una presencia firme y un compromiso con la cultura de Ara que no tiene comparación.

Chloe veía el rumbo: personas increíbles, pero sin roles claros ni estructura que sostuviera la misión. Trajo más que soluciones - trajo visión, calma con urgencia y la claridad para hacer la pregunta clave:

“¿Y si construimos sistemas que reflejen nuestros valores?”

¿Qué necesitaban?

Cuando comenzamos a trabajar juntas, el equipo tenía mucho entusiasmo y cariño por lo que hacía, pero no compartían el mismo ritmo de trabajo.

Las instructoras no seguían un mismo estándar. El equipo de recepción hacían malabares, pero sin protocolos ni feedback. Y casi todas las decisiones seguían dependiendo de Marlys, quien ya había superado el rol de “hacerlo todo”, pero aún no tenía los sistemas para delegar con confianza.

Chloe veía claramente los vacíos. Y sabía que Marlys no podía llenarlos sola, al menos no sin tener burnout.

Esto no se trataba de micromanagement. Se trataba de crear una base sólida, que pudiera crecer con facilidad.

LO QUE DESCUBRIMOS

Revisamos los manuales, roles del equipo y los ¨vicios¨ que existián al realizar algunas actividades—y esto fue lo que encontramos:

Valores fuertes, pero límites poco claros. Todos sabían lo que Ara representaba, pero no siempre sabían hasta donde llegaban sus responsabilidades.
Faltaba seguridad profesional. Varias instructoras dudaban en expresar inquietudes sobre horarios, conflictos o incomodidades - no estaban seguras de si sus preocupaciones eran “válidas”.
No tenían confianza para tomar decisiones. No había claridad en las responsabilidades. Los problemas (desde pequeños líos de horarios hasta tensiones personales) se quedaban estancados entre pares o escalaban directo a la cima. Esto dejaba a Marlys extenuada y a Chloe dependiendo más de su intuición que de un proceso.
Liderazgo desaprovechado. Habían personas brillantes, pero sus capacidades no estaban siendo utilizadas al máximo. No porque no estuvieran listas, sino porque el sistema aún no tenía los roles ni las estructuras necesarias para que pudieran crecer. Sin jerarquía clara ni forma de delegar, todo terminaba regresando a Marlys, aunque no hiciera falta.
No había un proceso de feedback formal. Los problemas duraban demasiado o se dejaban así. No por falta de compromiso, sino porque los sistemas no facilitaban la solución de los mismos.
Chloe necesitaba salir de sus actividades del día a día para poder GESTIONAR y OPERAR el negocio, a este punto, necesitábamos una Chloe versión 2.0.

COMO TRABAJAMOS EN EQUIPO

Esto no fue solo “ordenar los sistemas el estudio”. Fue un reinicio cultural total!

✅ Reescribimos los manuales para las Recepcionistas e Instructoras. Rediseñamos las guías para instructoras y el equipo de atención al cliente, incorporando un lenguaje, protocolos de seguridad y expectativas claras para las clases, el cuidado al cliente y los límites.

✅ Definimos cada rol, responsabilidad y canales de comunicación Ahora, cada persona del equipo sabe qué responsabilidades tiene, cómo escalar una inquietud y cómo su rol encaja en el funcionamiento del estudio

✅ Creamos un Team Care funcional. En lugar de acudir directamente a Chloe, ahora el equipo se comunica por medio de Circle, con una líder designada que gestiona resolución de conflictos, coberturas y apoyo emocional.

✅ Establecimos límites profesionales. Desde políticas de comunicación con clientes hasta protocolos de emergencia, creamos acuerdos compartidos que protegen al equipo y mejoran la experiencia del cliente.

✅ Establecimos el puesto de CEO. Creamos un espacio para que Marlys pudiera liderar como creativa y estratega - no como la que “arregla todo”. Con sistemas claros y el apoyo adecuado, puede liderar sin tener burnout.

La Transformación

Hoy, Ara funciona con claridad, cuidado y es fiel a su cultura.

El equipo está muucho mas relajado y preparado. Las clientas se sienten cuidadas desde que cruzan la puerta. Las clases fluyen sin caos. El feedback continuo se da sin miedo. ¿Y Chloe? Lidera con calma, no con pánico.

Las instructoras trabajan con más autonomía. En el equipo se sienten como verdaderas guardianas del estudio. Y cuando surge un problema, se maneja con compasión y claridad - sin más esperas, incertidumbre o drama.

Esto no se trata solo de Pilates. Se trata de construir un lugar donde las personas se puedan sentir completas.

LO QUE QUIERO QUE OTRAS CEOS SEPAN

Puedes tener estándares altos y liderar de manera empática.
Puedes construir un negocio donde el cuidado del equipo no sea un extra—sino la base.
Donde la profesionalidad no anule la creatividad.
Donde no tengas que ser la red emocional de todo el mundo… porque el sistema en sí sostiene a las personas.
El negocio que estás construyendo es un reflejo de ti. Y debería sostener también a quienes lo hacen posible.