Kathryn Becker: Cuando un negocio brillante superó sus sistemas

Gabby Toro
hace 5 días
4 Min. de lectura

Lo que comenzó con una emprendedora administrando su negocio con docenas hojas de excel…

hoy es un negocio diseñado para escalar con claridad, automatización y fluidez.

Conoce a Kathryn:

Kathryn es la definición de un "high-achieving founder":

Ex ingeniera, mamá de dos, Functional Diagnostic Nutrition Practitioner y el corazón detrás de Becker Health.

Ella es muy Type A (en el mejor sentido): organizada, analítica, enfocada, y capaz de sostener un negocio entero solo con fuerza de voluntad… y Google Sheets.

Durante años, ella era el sistema:

• la estratega

• la practitioner

• la administradora

• la project manager

• el equipo de contenido

• la encargada de lanzamientos

• el soporte al cliente

Todo, mientras criaba a dos peques y lideraba un programa que realmente transforma vidas.

Pero detrás de escena, su operación dependía casi 100% de su memoria.

Y estaba cansada. Su cerebro cargaba lo que normalmente llevaría un equipo completo de operaciones.

Kathryn no necesitaba trabajar más duro. Necesitaba que su negocio empezara a trabajar con ella.

Lo que necesitaba

Cuando Kathryn me escribió, fue súper honesta:

Ella quería un task manager que fuera claro, automatizado y eficiente. Quería sacar todo de su cabeza y ponerlo dentro de una estructura confiable. Pero no tenía ni el tiempo, ni la energía mental, ni el deseo de aprender a construirlo sola.

En sus propias palabras:

“Sabía que necesitaba un task manager más sistematizado, pero sinceramente no tengo tiempo ni capacidad para aprender a construir eso. Mi mente de ingeniera necesita trabajar con personas organizadas, eficientes y que me expliquen las cosas de forma clara y sencilla... y la auditoría fue basado en todo eso.”

Todo vivía en su cabeza o en herramientas que solo ella manejaba: leads, lanzamientos, updates de clientes, recordatorios, deadlines. Cada vez que hacía un lanzamiento, lo hacía todo de cero cada vez, dependiendo de su energía y no de una estructura repetible. Su seguimiento de clientes se repartía entre Practice Better, hojas excel, notas y su memoria. Nada centralizado. Nada automatizado.

Estaba operando desde un montón de herramientas que no se comunicaban entre sí (Flodesk, PB, Sheets, Canva, notas, DMs), lo que daba como resultado un backend fragmentado y duplicación de datos (a veces hasta triplicados).

Y como nada estaba documentado, ni en una plantilla, ni delegado… Kathryn no tenía apoyo operativo real. Sin SOPs. Sin templates. Sin sistemas centralizados. Y sin capacidad de contratar.

No es que estuviera desorganizada. Es que simplemente había superado la versión de negocio que construyó sola.

LO QUE REVELÓ LA AUDITORÍA

Cuando revisamos a sus workflows, hojas, lanzamientos, experiencia cliente y tech stack, los patrones fueron claros:

Todo era manual y dependía de ella
No había estructura reutilizable para los lanzamientos
La entrega de servicio estaba dispersa en mil sistemas
Las herramientas no estaban integradas
No había SOPs ni documentación
Había un alto riesgo de burnout

En pocas palabras: Kathryn había creado un programa increíble… sobre un backend sostenido por su mente. La auditoría nos mostró exactamente qué reconstruir para que pudiera crecer sin agotarse.

LO QUE HICIMOS JUNTAS

Después de la auditoría, Kathryn contrató a The Blissful Step en un retainer de ClickUp Build + OBM para implementar cada recomendación. Ahora trabajamos en la parte operativa mientras reconstruimos Becker Health desde adentro.

Juntas estamos trabajando en:

✔ Reconstrucción completa del backend en ClickUp

Lead Tracker, Client Tracker, Lanzamientos, Dashboards de ventas, Calendario de contenido, SOP Library, Portal de contrataciones, todo personalizado a su negocio y listo para escalar.

✔ Automatización de leads de principio a fin

Integraciones entre Flodesk → Zapier → ClickUp que capturan cada lead con su origen, segmento, nivel de interés y tareas de seguimiento.

✔ Sistemas de lanzamientos 100% reutilizables

Todo el timeline de Activation 1 → Activation 2 → Webinar → Open Cart → Close Cart ahora se genera solo, con tareas y recordatorios basados en fechas.

✔ Entrega al cliente centralizada y estandarizada

Onboarding, pedidos de laboratorio, milestones, seguimiento, testimonios e inactividad, todo vive en un solo hub de gestión de clientes.

✔ Google Drive HQ compartido y organizado

Estructura de carpetas clara por programa, marketing, admin, clientes y data, lista para un equipo a futuro.

✔ Fundamentos legales en orden

Contratos, media releases, cláusulas de confidencialidad y NDAs listos para futuras contrataciones y protección de datos.

✔Documentación de SOPs

Cada workflow que se repite, está siendo documentado, grabado y convertido en plantilla para que pueda delegar con confianza.

✔ Apoyo como interim OBM

Mientras se implementan los sistemas, gestionamos decisiones operativas, mantenimiento de ClickUp, ajustes de workflows y preparación del equipo.

La transformación

Aunque aún estamos en plena reconstrucción del backend, el cambio y el impacto en el negocio, ya se nota:

Kathryn ahora tiene sistemas que trabajan para ella, no sistemas para los que ella tiene que trabajar. Tiene espacio. Tiene claridad. Y por fin tiene un backend que refleja el nivel de transformación que entrega a sus clientes.

En sus propias palabras:

“Fue TAN completo y tan evidente el nivel de detalle, pensamiento y energía que pusieron en esto. Estoy muy contenta por seguir trabajando juntas y ver la magia que están ayudando a construir. ¡Gracias por ayudarme a dar este salto!”

Y si estás leyendo esto pensando: “Esta soy yo... tengo un negocio con potencial, sostenido por sistemas que no trabajan a mi ritmo” Entonces este es tu punto de partida.

Empieza con la auditoría. Te va a mostrar qué está funcionando, lo que no y qué hay que construir para que tu negocio, por fin, te ayude a ti (y no al revés).