Grace Lohrli: Creciendo un negocio y un bebé al mismo tiempo. Nos aseguramos de que solo se ocupara de uno

Gabby Toro
21 may
5 min de lectura

La historia de una founder que estaba sosteniendo todo ella sola y ahora tiene un backend lo suficientemente fuerte para que su negocio pueda funcionar.

Conoce a Grace and Be Well

Grace Lohrli es la fundadora de Be Well by Grace: una práctica de salud funcional donde ella y su equipo ayudan a sus clientas a encontrar la raíz de lo que está pasando con su digestión, hormonas, fertilidad, piel y energía. Ofrece programas de 4 y 6 meses, pruebas individuales, y un trabajo que genuinamente cambia la vida de las mujeres que la encuentran.

Es sin duda una de las personas más lindas con las que hemos trabajado y su corazón está en el lugar correcto.

Ah... y tenía 10 semanas de embarazo cuando empezamos. Haciendo crecer un negocio y un bebé al mismo tiempo. Sin presión.

LO QUE ENCONTRAMOS EN LA AUDITORÍA

Cuando Grace llegó a nosotras, tenía más de 40 clientas activas, dos practicantes, una setter de DMs, una especialista de enrollment y una manager de marketing. Desde afuera, parecía una operación real.

Por dentro, todo se sostenía con buenas intenciones y muchas pestañas abiertas en Notion.

El negocio tenía fortalezas reales e innegables. Relaciones profundas y de confianza con las clientas, resultados clínicos sólidos, practicantes que genuinamente se preocupaban por sus clientas, y una fundadora con una visión clara y un juicio clínico agudo. Sus clientas la amaban. Sus tasas de referidos lo probaban. Practice Better funcionaba bien como el hub de cara al cliente.

Pero por debajo de todo eso, el negocio estaba funcionando gracias a la presencia de Grace, no gracias a sus sistemas. Y con un bebé llegando en septiembre, eso ya no era algo que se pudiera seguir ignorando.

Esto es lo que encontramos en el audit:

El recorrido de la clienta no tenía estructura. El onboarding era completo pero abrumador , instrucciones de laboratorio llegando a las bandejas de entrada antes de que las clientas siquiera entendieran cómo era el programa. Sin fases definidas ni manera de que las clientas supieran dónde estaban o qué venía después.
Todo vivía en paralelo. Notion, Practice Better, Slack y email. Todos corriendo al mismo tiempo, ninguno hablando con el otro. Más de 40 clientas activas sin un solo lugar que pudiera responder sus dudas al 100%.
El equipo era capaz pero sin dirección. Por falta de documentación y responsabilidades claras. Grace era el tejido que conectaba cada persona y cada decisión.
El lado financiero y de cumplimiento tenía huecos reales. Sin W-9s, sin NDAs, contratos desactualizados. Stripe y Practice Better completamente desconectados. Cada compra ingresada manualmente a mano. Una herramienta de seguimiento de tiempo de $80 al mes solo para monitorear las horas de las practicantes.
Las practicantes estaban haciendo el trabajo equivocado. Profesionales hábiles y experimentadas siendo pagadas por hora para hacer órdenes de laboratorio y entrada de datos, tareas que nunca debieron haber estado en sus platos.
El riesgo era claro. Una sola persona sosteniendo todo no es un sistema. Con la licencia de maternidad en el futuro cercano, el negocio necesitaba poder funcionar sin Grace en el centro de cada cosa.

El objetivo era organizar su backend y construir algo que pudiera aguantar, con o sin ella.

LO QUE CONSTRUIMOS JUNTAS

Llegamos con una intención clara: proteger todo lo que Grace había construido y darle la estructura que necesitaba para crecer sin que ella tuviera que sostenerlo todo.

En 8 semanas, le dimos a Be Well by Grace un hogar operacional que realmente funcionara. Así fue como resultó:

✔La base - Migramos más de 40 clientas de Notion a un workspace de ClickUp construido desde cero: dashboards, seguimiento de capacidad y datos de ventas todo visible en un solo lugar. Y el primer día, eliminamos la herramienta de seguimiento de tiempo de $80 al mes.

✔El recorrido de la clienta - Reconstruimos el onboarding desde cero con un roadmap claro del programa, fases e hitos definidos, y un proceso de offboarding tan intencional como todo lo demás. Las clientas finalmente sabían qué esperar y cuándo.

✔La tecnología - Conectamos Stripe y Practice Better para que cada compra fluya automáticamente. No más entradas manuales. También, construimos un Google Drive compartido, configuramos LastPass para todo el equipo, y pusimos el cumplimiento en orden: W-9s, NDAs y contratos actualizados.

✔El equipo - Esta es la parte de la que más nos enorgullecemos. Construimos el sistema y el equipo alrededor de él. Las practicantes fueron incorporadas a ClickUp con roles claros. No más tareas administrativas por hora. La manager de marketing fue integrada con un flujo de trabajo claro para testimonios y acceso al rastreador de leads. La especialista de enrollment fue reemplazada por alguien más experimentada que también asumió el rol de setter de DMs. Y creamos un rol completamente nuevo — Program Ops Coordinator — la primera contratación construida enteramente a través de nuestra estructura de entrenamiento de TBS.

✔El liderazgo - Movimos a Grace de un liderazgo reactivo a uno preventivo. Establecimos una reunión mensual de liderazgo que conecta todos los departamentos, un ritmo administrativa quincenal y una reunión mensual de marketing para que todo el mundo estuviese en la misma página. Por primera vez, todos los departamentos y roles estaban alineados.

El equipo siempre tuvo la habilidad. Solo necesitaba la estructura que la acompañara.

El Cambio Real

Grace llegó abrumada, embarazada, manejando más de 40 clientas desde Notion, con un equipo que no tenía ningún sistema sosteniéndolo.

Necesitaba saber que cuando se alejara para tener a su bebé, el negocio seguiría ahí. Seguiría funcionando y avanzando sin que ella tuviera que estar en cada cosa.

En sus propias palabras:

"En solo un par meses, todo cambió. Mi día a día se siente más fluido, mi equipo tiene procesos claros a seguir, y ya no estoy atascada en modo reactivo. Tengo los sistemas, la visibilidad y el apoyo que necesito para realmente liderar y hacer crecer mi negocio."

Y luego esto, la parte que se nos queda:

"Esta experiencia no solo mejoró mis operaciones — me devolvió mi energía, mi creatividad y mi pasión como fundadora. Ojalá las hubiera encontrado antes."

Ese es el cambio. No el software. No los dashboards. El momento en que una fundadora se recupera a sí misma.

POR QUÉ IMPORTA

Grace se fue con un mejor backend. Pero también se fue con un negocio que podía sostenerla a través de un embarazo, una licencia de maternidad, y lo que venga después.

Cuando decimos que se fue, en realidad no se fue. Grace se incorporó como clienta de retainer de Team Care de TBS. Todavía está con nosotras. Todavía estamos construyendo juntas. Y eso quizás es la mejor prueba de todas de que este trabajo realmente funciona.

"Gabby y Manu son increíblemente reflexivas, amables y genuinamente apasionadas por lo que hacen. Se puede sentir cuánto les importa , no solo el trabajo, sino las personas detrás de los negocios que apoyan."

"Trabajar con Gabby y Manu en The Blissful Step ha sido una de las inversiones más transformadoras que he hecho en mi negocio."

Esto es lo que hace The Blissful Step. Construimos la columna vertebral operacional que hace posible que una fundadora se aleje, respire, tenga un bebé, y vuelva a un negocio que no se cayó sin ella.

Si tu negocio está funcionando a base de memoria y buenas intenciones — ¡aquí estamos! Podemos ayudarte con lo que viene después.